随着企业的不断发展壮大，其办公用品的管理也日渐复杂化。小到一支笔，大到一台打印机，都属于办公用品的范畴。在办公用品日益多样化的现实面前，如何对其进行统一管理，减少浪费、分配不均等现象成为企业管理的一大难题。

通过e-office协同办公平台，企业可以将办公用品统一起来进行集中管理。在“办公用品”模块，实现所有办公用品的分类管理，通过层级类别的设定，便于查找及领用。对于某一具体的办公用品，可以对其进行详细描述，包括此用品的类别、名称、规格、计量单位等。通过将所用办公用品录入到统一的系统并对其进行跟踪管理，既简化了管理的纷杂局面，又减少了浪费的发生，部门、员工的领用记录皆在系统中有据可查。

难点2：采购跟不上，库存常告急

有时候，某一办公用品消耗太快，导致采购跟不上，员工要用的时候不能及时补充，严重的情况甚至可能影响工作的进度。如何才能实现采购与库存的双向对接呢？当库存不足时，采购人员能及时收到提醒，从而及时补充？

通过OA系统的库存警示功能便能轻松解决以上问题。在定义办公用品类别或录入资料时，可勾选“启动库存警示功能”，通过办公用品消耗情况，设置最低警示数量和最高警示数量。当办公用品达到最低警示数量时，采购人员会收到系统提醒，从而及时地进行补充；当达到最高警示数量时，系统将会提醒采购人员停止采购，以免减少库存堆积等现象。

难点3：申请太麻烦，领用难及时

传统的办公用品申请方式，往往需要填写纸质的申请表，并经过相关领导签字后才能使用。因为信息不对称等原因，申请流程走下来之后却发现此办公用品已被其他人申请使用。缺乏流程化的办公用品申请管理，大大降低了办公效率以及资源的优化配置。

通过OA系统规范办公用品的管理和流程，可以有效解决以上问题。办公用品申请时，可通过新建流程，发起办公用品的电子化申请。在申请界面，系统自动呈现需要填写的相关信息，包括申请人、申请时间、申请物品、使用数量等。发起申请流程之后，系统自动流转到相关人员处进行处理，整个流程高效运转，确保有急用的员工能快速领用到相关办公用品。

难点4：责带不明晰，易损易丢失

对于很多企业而言，因为责带不明晰，办公用品丢失、损耗的情况时有发生。员工在填写申请表时没有明确归还时间，或者到期忘记归还，没有一套完善的提醒机制。对于管理人员而言，缺乏一套信息汇总系统，无法及时查看每件用品的使用及归还情况。

e-office通过将办公用品的申请审批进行汇总，成功解决了以上问题。申请人在发起申请时，需填写归还时间和选择使用类型，明确是个人使用还是部门使用，以便将责任明晰化，一旦发生丢失或损耗，有助于找到第一责任人。除此之外，管理者可以通过后台查看办公用品申请列表，全面掌握每件办公用品的申请使用情况，包括库存量、领用数量、申请人、领用日期、归还日期、实际归还日期等。当出现逾期不还的情况，可通过系统留言、内部消息等进行提醒，以确保申请人尽快归还。

种类繁多、采购跟不上、申请麻烦、责带不明是办公用品管理的难点，通过OA系统“多面手”的作用，直击办公用品管理4大难点，让办公用品易申请、易统计、易管理。